Ordnungsmäßige Informationssysteme im Zeitablauf - Umsetzung der GoBS im Informationssystem - Lebenszyklus

In betrieblichen Informationssystemen abgebildete Geschäftsprozesse sind zunehmend als sich dynamisch ändernde, den betrieblichen Gegebenheiten anzupassende Prozesse zu verstehen. Der typische Lebenszyklus einer Informationssystem-Generation besteht aus Konzeption, Entwicklung, Einführung, Betrieb, Anpassung und Abwicklung inkl. Migration zu einer neuen Generation. Da betriebliche Informationssysteme primär rechnungslegungsrelevante Geschäftsprozesse abbilden, unterliegen sie den Bestimmungen des Handelsund Steuerrechts den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführungssysteme (GoB). Auf Basis der GoB sowie die die GoB spezifizierenden Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) lassen sich für die einzelnen LebenszyklusPhasen und Phasen-Übergänge rechtliche (Ordnungsmäßigkeits-) Anforderungen ableiten. Für Anwender und Systementwickler stellt sich somit die Frage der ordnungsmäßigen Umsetzung der GoBS in und zwischen den einzelnen Lebenzyklus-Phasen. Die sachlogische Gliederung der GoBS spiegelt jedoch nur bedingt die Problemsicht der Anwender bzw. Entwickler wider, deren Arbeit durch phasenbezogene Ereignisse im Rahmen des Lebenszyklus bestimmt wird. Die Praxis steht somit vor der Frage: Was ist in jeder Phase des Lebenszyklus zu beachten, um den GoBS und damit dem Handelsund Steuerrecht gerecht zu werden? Welchen Nachweis-, Dokumentationsund Archivierungspflichten ist beispielsweise in der Abwicklungsund Migrationsphase zu entsprechen, um die Bestimmungen der Abgabenordnung umzusetzen? Ziel dieses Beitrags ist es, für jede Phase des Lebenszyklus Nachweis-, Dokumentationsund Archivierungspflichten aus Handelsund Steuerrecht abzuleiten. Dazu wird zunächst gezeigt, wie grundsätzlich aus Handelsund Steuerrecht Anforderungen an moderne Informationssysteme abgeleitet werden und die Bedeutung der GoBS in diesem Prozeß gezeigt. Darauf aufbauend werden die Bestimmungen der GoBS auf die Lebenszyklus-Phasen angewendet. Dabei werden erste Erfahrungen aus der EDV-Revisionspraxis mit der Umsetzung der GoBS berücksichtigt sowie Handlungsbedarf von Seiten der Softwarehersteller und der Wirtschaftsinformatik identifiziert.